合肥工业大学学生档案管理暂行办法

（合工大学函〔2018〕21号）

第一章 总 则

第一条 为提高学生档案管理水平，加强学生档案管理工作，确保学生档案的安全与质量，根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据，是学校档案的重要组成部分。

第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行集中统一管理、学院(培养单位)和相关职能部门密切配合的管理制度。

第四条 学生工作部归口管理国家计划招收的全日制普通本科生和研究生的档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校学生档案的管理工作;各学院(培养单位)按照学校规定对在校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交等;学校党政办公室、组织部、学生就业指导中心、团委、教务部、研究生院、校医院等部门，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。

第五条 学生工作部设立学生档案室负责学生档案管理工作，主要工作职责：

（一）制定和完善学生档案管理规章制度；

（二）负责对各学院（培养单位）学生档案材料收集整理工作指导、检查；

（三）负责学生档案的接收、整理、保管、转递工作；

（四）提供学生档案的查阅、借阅服务；

（五）保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全；

（六）协调处理学生档案管理中出现的各类问题。

第二章 档案归档

第六条 本科生毕业前归档材料如下：

（一）高中档案材料;

（二）入团材料;

（三）入党材料;

（四）合肥工业大学学生登记表;

（五）合肥工业大学学生成绩表;

（六）违纪处分决定、解除处分决定;

（七）获奖情况登记表;

（八）优秀毕业生登记表或证明材料;

（九）毕业生体检表;

（十）毕业设计（论文）成绩评定；

（十一）毕业生登记表;

（十二）毕业生就业通知书;

（十三）学士学位授予通知书。

第七条 研究生毕业前归档材料包括：

（一）研究生入学前的档案；

（二）研究生报考材料；

（三）研究生入学登记表；

（四）研究生学习成绩表；

（五）入党材料；

（六）违纪处分决定、解除处分决定;

（七）优秀毕业生登记表或证明材料;

（八）毕业研究生登记表；

（九）毕业生就业通知书；

（十）硕士、博士学位授予通知书。

第八条 学生档案材料的归档要求：

（一）凡按规定应由个人填写的归档材料,本人应当如实填写，且在署名时应当署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符,不得擅自更改；

（二）归档材料的内容在填写过程中应当认真书写,不得使用不规范字、错别字或同音字,字迹要清楚、工整,要求一律使用黑色墨水钢笔或签字笔填写；

（三）新生档案由各学院（培养单位）在开学后一个月内收集齐全，并于第一学期结束前向学生档案室移交，其它学生在校期间形成的档案材料，应随时归档，未经批准,任何部门不得私自扣留应归档材料；

（四）归档材料应当齐全、完整,归档材料应当按规定的时间和要求办理移交手续,交接双方经办人核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求,学生档案室有权退回,要求重新整理完善后及时归档。

第三章 档案保管

第九条 学生在校期间档案材料应由学生档案室进行保管，学生档案保管应遵循科学规范、安全保密、便于查找的原则开展工作。

第十条 学生档案室应具备防盗、防火、防潮等安全设施，并定期开展安全检查。

第十一条 归档的学生档案应以班级为单位、以学号为顺序，统一存放于学生档案室，及时进行登记造册，以便查阅。

第四章 档案查阅

第十二条 因工作需要,以下人员可查阅学生档案:

（一）与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人;

（二）各学院(培养单位)的党政负责人、辅导员(仅限于查阅本单位的学生档案);

（三）校外单位来人查阅档案,应当持有单位介绍信。

第十三条 阅档人员应提供单位申请阅档证明材料，并按规定进行登记。阅档人员应当严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；应当严格遵守保密制度,不得泄露或擅自对外公布档案内容。

第十四条 阅档人员一般只能在学生档案室查阅档案。如因工作需要确需将档案借出使用时,借用人应说明理由,并经有关负责人批准后,方可办理借出手续。档案应在规定期限内归还,归还时,管理人员要认真清点、核对档案材料。

第五章 档案转递

第十五条 学生毕业办理派遣手续后, 各学院(培养单位)应及时将毕业生档案对照档案清单及时装档，并留下电子照片，以便后续核查。学生档案室会根据各学院(培养单位)提供的学生档案转递名单及地址,及时将已派遣的毕业生档案按转档要求,通过邮政部门转递至相关部门。

第十六条 学生因各种原因终止学籍(以学校文件为准)，其档案可凭证明材料寄回生源地或本人自行带回。

第十七条 转递学生档案时需填写《学生档案转递通知单》,放入档案袋内一同转出,毕业生应提醒档案接收单位在收到学生档案后，及时清点检查材料，并按照要求及时将《学生档案转递通知单》回执寄回学校。

第六章 附则

第十八条 学校各级档案管理人员应当根据本办法开展各项工作,如不按规定操作造成后果的,学校视情节追究责任。

第十九条 学生档案管理工作纳入各学院(培养单位)年度考核指标，各学院(培养单位)应建立健全本单位学生档案管理工作机制，认真做好本单位的学生档案管理工作。

第二十条 本办法适用于我校统招本科生和全日制研究生的档案管理工作。

第二十一条 本办法自2018年6月1日起开始实施，由党委学生工作部(处)负责解释。